במהלך היום, הופיעו בפני המשתתפים, נציגים של אתרי השעשועים המובילים בארץ, מפעילי סדנאות ואטרקציות וספקי שירות לקייטנות – שהציגו בפני מנהלי הקייטנות ומנהלי סניפי בתי חב"ד רעיונות לפעילויות לילדי הקייטנות. הרב נפתלי ליפסקר, מנהל אגף שיעורים ופעולות בצעירי-חב"ד הנחה במהלך יום ההיערכות מפגש בין כל המשתתפים, מנהלי הקייטנות חדשים וותיקים – של החלפת דעות, מתן וקבלת עצות, התארגנויות ותיאומים לצורך הצלחת רשת קייטנות חב"ד. ילדי נפגעי הטרור בקייטנות חב"ד מרכיב חשוב בקייטנות חב"ד השנה, יהיה שילובם של ילדים נפגעי טרור בקייטנות. סניפי בתי חב"ד יצרו קשר עם משפחות נפגעי הטרור בכל עיר ועיר, וירשמו את ילדיהם לקייטנות. הרב מנחם קוטנר, מנהל המחלקה לתמיכה בנפגעי טרור, סיפר כי מרכז צעירי-אגודת-חב"ד יעניק תקציבי מלגות מיוחדים לעזרה בשילובם של הילדים, שחלקם לצערנו, מרותקים לכיסאות גלגלים, וזקוקים לעזרה סיעודית. מחזור הקייטנות הראשון יפתח בתחילת חודש יולי למשך שלושה שבועות, והמחזור השני יחל בתחילת לאחר תשעה באב בתחילת חודש אוגוסט. ההיבטים החוקיים בהפעלות הקיץ חלק מההצלחה למפעלי הקיץ של צעירי-חב"ד, נזקף לכך שהם עומדים בקריטריונים המחמירים ביותר של הרשויות המקומיות, ומשרד החינוך, הכוללים, אבטחה צמודה, ביטוח מקיף לקייטנים ולמדריכים, המצאות חובש בכל קייטנה ועוד. בפני המתכנסים ביום ההיערכות נשאו דברים מר שלמה דהאן – מפקח קייטנות ארצי, משרד החינוך שדיבר על ההיבטים החוקיים בהפעלות הקיץ, מר אבי יעקובוביץ' - מנהל סוכנות הביטוח י.ק.ב שדיבר בנושא ביטוח קייטנות ומדריכות. השליח הרב אריאל גורן, מרכז 'מטה הפעילות לילדי ישראל' בצעירי-חב"ד, הציג את תוכנית הקייטנות לשנת תשס"ד, ובהמשך, נערך פאנל ורב-שיח-שאלות-ותשובות מנהלי קייטנות, חדשים וותיקים. יו"ר צעירי-אגודת-חב"ד ויו"ר אגודת-חסידי-חב"ד בישראל, הרב יוסף-יצחק אהרונוב קורא לכולם להיחלץ חושים ולסייע למאמץ החינוכי שנטלו על כתפיהם שלוחי הרבי, באמצעות קייטנות חב"ד. "מול התנועה הגדולה של שיבה אל היהדות, יש כיום מגמה מנוגדת המכוונת על-ידי גורמים שונים – לנתק את הדור הצעיר מכל ערך של יהדות אמיתית. יש היום בורות עצומה ותחושת זרות עמוקה אצל הילדים ובני הנוער בכל הנוגע ליהדות. חובה עלינו להקשיב לכל 'קול ילד בוכה', כפי שהרבי לימד אותנו והורה לנו, ואף לגשת אליו ולהגביהו", אומר הרב אהרונוב, הקורא להירתם במלוא המרץ להצלחת הקייטנות, כדי לקיים את רצונו של הרבי מליובאאויטש – לדאוג לחינוך יהודי אמיתי לילדי ישראל בתקופת הקיץ". אתר צעירי-חב"ד