יותר משבעה חודשים לפני תחילתו של הכינוס, בזמן בו כולם עסוקים בהכנות לקראת חג הפסח, וועד הכינוס החל בשבוע שעבר בהכנות לקראת הכינוס, זאת באסיפה ראשונית שנערכה בחדר הפגישות של מוזיאון הילדים בשכונת קראון הייטס, כהקדמה לאסיפה הכללית של כל חברי הוועד לקראת ג' תמוז.

סביב שולחן רחב ידיים התדיינו והתפלפלו המשתתפים באסיפה שארכה למעשה מ-8 שעות, כאשר בין הנוכחים הרבנים: משה קוטלרסקי, ליפא ברענן, דניאל מוסקוביץ, מענדל קוטלרסקי, שמחה בקמן, לוי קליין, יהודה וועג, שניאור נג'ר ואפריים מינץ.

"כינוס השלוחים הפך בעשור האחרון לאחד מהאירועים הבולטים ביותר בלוח השנה היהודי וכמובן החבד"י", אומר אחד מחברי הוועד. "בשנה שעברה למעלה מ-30 אלף איש מכל רחבי העולם צפו בשידור החי של הבאנקעט ומאות אלפים אחרים נחשפו לכינוס דרך עשרות כלי מדיה ותקשורת מכל רחבי תבל".

"הרבי שם דגש עצום עבור כל הקשור לכינוס, כאשר עבור אותם אלפי שלוחים שמגיעים מכל רחבי העולם בכדי להשתתף, הכינוס הוא אחד מהזמנים המיוחדים שלהם במהלך השנה, בו הם פוגשים את חבריהם השלוחים, מתמקצעים במגוון נושאים ע"י הרצאות וסדנאות, ונהנים משהות שתוכננה עד לפרטי פרטים, כאשר העבודה שלנו היא לדאוג שאותם ימי הכינוס שהם למעשה הפסקה משגרת היום הרגילה שלהם בחיי השליחות תיתן להם להפיק את המירב בגשמיות וברוחניות".

האסיפה שהחלה בשעה 10:30 בבוקר חולקה לעשרה קטעים, כאשר כל אחד מהם הוקצב לחלק אחר של הכינוס החל מההרשמה, האוכל, הסדנאות, האוהל, מושב הפתיחה והמרכזי, התמונה המרכזית, הבאנקעט ועוד שלל נושאים עד הפרטים השוליים ביותר, כאשר חברי הוועד מציגים סקרים שלוקטו ע"י משרדי הכינוס ואת חוות דעתם האישית.

"אירוע בסדר גודל שכזה עם מספר משתתפים כה רב הוא סגולה לבעיות", אומר הרב מענדל קוטלרסקי ממפיקי הכינוס כשהוא מחייך. "אותם פרטים קטנים שבעיני כולם הם שוליים, הופכים בזכות הדאגה של חברי הוועד ומארגני הכינוס את האירוע הזה למה שהוא היום. וזוהי למעשה הסיבה בשלה אנחנו נמצאים כאן היום. כל שנה שעוברת אנחנו הופכים לבעלי ניסיון גדולים יותר ואת התוצאות ניתן לראות בשטח. מה שכן תמיד יש עוד מה לשפר לטובת השלוחים".

"זו הפעם היחידה בשנה בה כל השלוחים מתכנסים יחדיו מה שנותן לנו את האפשרות לעשות משהו עבורים, ולכן אנחנו דואגים שהארוחת בוקר של הכינוס תהיה מזינה וטעימה, שהמיזוג באולם הבאנקעט יהיה נעים, שתוכנית הכינוס תהיה מעניינת ומקורית, ושהליך ההרשמה יהיה זריז ויעיל. עכשיו תצרפו את כל שאר מאות הפרטים האחרים שגם עליהם אנחנו חושבים ותכפילו את זה כפול 3000 שלוחים, זו העבודה שאנחנו עושים ומקווים לעשות אותה על הצד הטוב ביותר".