אלי ביבר

הכול התחיל במסגרת הרצאה בנושא ניהול פרויקטים שהעברתי, כאחד שרגיל לעמוד מול קהל ולשאת את תורתי עד שאפילו אני משתכנע בצדקת דברי, משתדל בד"כ לשלב את הקהל במהלך ההרצאה ולתת במה לנוכחים להציג שאלות, השגות, אי הסכמה (הרי אנו לא עוסקים בתורה משמים) דינאמיקה אשר מוסיפה עניין ועומק להרצאה.

הפעם זה היה מעניין במיוחד מכל המשתתפים בלט אחד שלא ניתן היה להתעלם, לא ממנו ולא מהשאלות שהציג. הנ"ל ישב בשורה הראשונה חובש כיפה גדולה שחורה זקן פרא והצליח בקלות רבה להציף את הנקודות הבעייתיות בנושא שדנו, בשלב מסוים הפעלתי את הטקטיקה של "שאלה מצוינת אשמח להרחיב בנושא, תיגש אלי בהפסקה".

והוא ניגש, אני שלא חשוד בקרבה יתרה לחוגים הדתיים שלא לומר החרדיים לא ראיתי את הכיפה, ציציות, והזקן ראיתי את העיניים, עיניים בהירות, פיקחות, ושאלות הנאמרות בטוב טעם ובנעימות, ומיד כבמטה קסם נעלם ה"דוס" וזכיתי להכיר את פיני, ומאז אנו שומרים על קשר, אפילו ידידות, מדי פעם נפגשים מדברים ותמיד עולה השאלה איך אנו כיזמים (פוטנציאלים) יכולים ליהנות מחיבור העולמות השונים מהם הגענו (עם הזמן הבנתי שלמעט החיצוניות רב המשותף על השונות).

אולי נעשה אתר משותף נקרא לו "שחור ולבן"?, אולי נפתח את זה? ואולי את ההוא, וכך נפגשים, מדברים, חולמים. באחד המפגשים אני מזהה מבט אחר, מבט של רעיון, אלי – אומר פיני - בוא נעשה קורס ניהול פרויקטים לחב"ד, מה????? מה לדוסים ולפרויקטים - אני עונה לו - ולא מסתיר עווית לגלוג, פיני כנראה לא שמע את הפליאה בדברי (אני גם שמעתי ציניות) והמשיך בשיא הרצינות. תראה, חלוקת מנות בפורים זה פרויקט?, להקים בית תבשיל זה פרויקט?, לתכנן ולהפעיל קייטנות לילדים בחופש זה פרויקט? ו.....

הבנתי, אני מנסה להפסיק את רצף דיבורו, והוא ממשיך, תגיד לי, אתה כמומחה לניהול פרויקטים זה פרויקט או לא?. מיותר לציין שהציניות, החיוך, הספקנות נעלמו ומייד לבשתי את פרצוף המומחה וניסיתי: "עזוב אותך במילא פרויקט שלא צריך לעמוד ביעדי הצלחה לא צריך לתכנן. חבל על הזמן כי הרי כל תוצאה שתתקבל תחשב להצלחה כי הכול בשם שמים, לא?".

אבל, - עונה לי - אולי אפשר לעשות זאת יותר טוב פעם הבאה, מה זה נקרא יותר טוב? הקשתי, ולו יש תשובה מבלי להתבלבל או לחשוב יותר מידי זמן "לחלק יותר מנות עד שושן פורים (חלוקה בשושן נחשבת לפחות טובה), לקבל דיווחים מהפעילויות בשטח על מנת לזהות שונות מהתכנון, ואפרופו תכנון, חייבים כל אחת מהפעילויות הנ"ל לתכנן מראש על מנת שנוכל לראות שזה ראלי, הפרויקטים אצלנו מאופיינים בלחץ בגלל שלא מתכננים את הכול ותוך כדי התנהלות המבצע נזכרים ומאלתרים, ולא פחות חשוב הוא לא להמציא את הגלגל מחדש כל שנה. אולי דרך תיעוד התכנון ניתן יהיה לייעל את ההתארגנות המבצע לשנה הבאה".

".... או למשל, הכנת סדרים ציבוריים, אתה יודע במה מדובר?, תכנון המקום, תכנון כמות המשתתפים, תאום עם כל הגורמים, פרסום, הכנת כמות מנות מדויקת (האחריות על האוכל היא שלנו, הרי אסור למשתתפים להביא את האוכל שלהם מפאת בעיית כשרות. אנחנו דואגים לכך בעצמנו ממקורות שאנו בוטחים בהם).

ואפילו קח לדוגמא הכנת כלים חד פעמיים עלולה להוות בעיה, מספיק שמתברר כי אין כלים בכמות מתאימה, המשמעות היא, שאני חייב לשלוח מישהו במונית (עולה כסף) למצוא איזה חנות שמוכרת כלים חד פעמיים אשר מין הסתם זה לא יהיה במחיר הזול ביותר, ובטח הכלים לא יהיו זהים בצורה לכלים האחרים, ולא עלינו מה יקרה אם לא נמצא?. זה ע ל ו ל (ניהול סיכונים?) לפגוע בעלות ואיכות החוויה שאנו רוצים להעניק. דבר שהיה נמנע לו היה תכנון מקדים ומפורט של הנחוץ לקיום הסדר, ובנוסף, חסר לנו גם כלי עזר לניהול הפרויקט, כמו: איך מתקדם ההכנות על ציר הזמן, שימוש במשאבים, תקציב...... ".

"... דוגמאות כאלה יש לעשרות, ואין לי ספק כי שיטה מובנית אשר תנחה את מנהל הפרויקט (אשר בד"כ לא מגיע עם הכשרה מתאימה לניהול פרויקטים) בנושאים בהם עליו לתת מענה תאפשר לנו לעשות הרבה יותר בתקציב (רובו תרומות) ובמשאבים העומד לרשותנו. ולכן חשוב להתחיל להטמיע גישה ושיטה וניהול פרויקטים גם אצלנו".

כאן הבנתי שהובסתי, ולא רק הובסתי אלא שחטאתי למקצוע שלי, התדמית של קהילייה דתית המנותקת כביכול מהצורך בכלי ניהול לקידום החזון ומטרותיהם התבררה כשגויה. בהמשך עבודתי נפגשתי עם מספר רב של אנשים אשר מאחורי הלבוש הבדלני, השפה והקודים שלא תמיד היו ברורים לי - התגלתה קהיליית אנשים חריפים ממוקדים, שצמאים להיחשף לכלים אשר יאפשרו להם לקיים את שליחותם בצורה יותר מקצועית, ושליחותם או בשפתינו החזון – למלא ולהפיץ את הנחיות ותורת הרבי.

אני מכיר לא מעט ארגונים ו"תרבויות ארגוניות" שונות, ולמרות השונות והפשטות שאפיינה את הפגישות שקיימתי עם נציגי הקהילייה (בד"כ בחדרים קטנים, צפופים, ללא חדרי ישיבות מפוארים המעוטרים בחידושי הטכנולוגיה האחרונים, קפה אפשרי בתנאי שלא נפלת על יום צום) הייתה תחושה של רצינות, התמקדות, קבלת החלטות עניינית מקור לדוגמא וקנאה להרבה ארגונים "מתקדמים" שיצא לי לעבוד איתם.

מכיוון שהודיתי בתבוסה, הפיל עלי פיני את המכה הבאה, "אני מציע שעוד שבועיים בכנס של ה"שלוחים" (במילעיל, כנס תקופתי של מנהלי בתי חב"ד בארץ) תיתן הרצאה על ניהול פרויקטים". הבנתי כי התנגדות כאן לא תועיל ומיד נרתמתי למשימה. קיימנו מספר פגישת עבודה עם גורמים שונים בקהילייה, על מנת לבנות הרצאה שתדבר לקהל השומעים ותדון בנושאים שמעניינים אותם. ולייצר את הגירוי הנחוץ לקידום נושא ניהול פרויקטים בחב"ד.

רק על ההרצאה עצמה והמעמד מול כ 300 אנשי חב"ד ניתן לכתוב כתבה נפרדת (למתעניינים, פרטים נוספים ותמונות ניתן לראות באתר חב"ד) מפגש עולמות, ועל ההזדמנות הזאת אני מוקיר תודה לפיני.

אי אפשר לדלג על האירוע הנ"ל מבלי לציין כי, כהקדמה להרצאה שלי חולק לכל המשתתפים, דף המפרט את הוראות הרבי והתייחסותו בכל הקשור לניהול פרויקטים. ולמען הסר ספק עלה לבמה אחד מהרבנים הצעירים ונשא הרצאה המפרטת ומסבירה את החשיבות והחובה המוטלת על כל אחד בכל הקשור לנושא.

לסיכום, אציין מספר נקודות בראיה מקצועית שהתחדדו אצלי בעקבות המפגש עם אנשי חב"ד:

"הפרויקט" מהווה את נקודת המפגש והדבק בין חזון הארגון, תוכנית העבודה השנתית (בחב"ד יש תוכנית עבודה עמוסה ומפורטת ביותר) ומתן היכולת למימושה בהצלחה. ולכן החשיבות בקיום ומימוש מתודולוגית ניהול פרויקטים מובנית.

קרי: ארגון שמתייחס ברצינות למשימת הגשמת חזונו מחויב לצייד את העוסקים במלאכה (ניהול הפרויקטים) בכלים מתאימים לביצוע, ניהול, בקרה ומדידה. צורך בסיסי אשר יאפשר להם להצליח, אני נתקל לעיתים בתופעה ארגונית של השקעת מאמצים וכספים לא מבוטלים בהבנת החזון, בפיתוח תהליכים ארגוניים, הכנת תוכניות עבודה וכדומה, אך מימוש וביצוע התוכנית הוא בחזקת בן חורג אשר לא מקבל מספיק משאבים ולא מצליח להוות את נקודת החיבור והפיכת הרעיון לידי מימוש.

ארגון הוא ארגון ואין זה משנה אם מדובר בחברת ביטוח, הייטק או ארגון דתי אם אתה רוצה לשרוד את צריך להתייעל, ולצורך כך אתה צריך להיות בר מדידה ובעל יכולת לזהות את נקודות התורפה ולפרויקטים חלק נכבד בכך. ואם בחב"ד הגיעו למסקנה הנ"ל... הרי שכנראה אנו בדרך הנכונה.