בימים אלו כבר עמלים שלוחי הרבי, מנהלי 230 בתי חב"ד בישראל על אירגונם של ה'הקפות שניות' במוצאי חג שמחת תורה, ובעוד מספר שבועות הם כבר יסיימו את ההכנות לחנוכה. סוד ההצלחה לכל פעילות, והיום זהו כבר דבר הידוע לכל, הוא ההתארגנות והתכנון מבעוד מועד.

בשל כך, בחרו בצעירי אגודת חב"ד להעניק לקראת השנה החדשה שי צנוע אך חשוב ומועיל ביותר לשלוחים, לוח תכנון מפואר לשנת התשס"ט.

הרב נפתלי ליפסקר, מנהל אגף הסניפים בצעירי-חב"ד אומר כי "בתכנון הלוח היוצא לאור זו השנה השלישית, הושקעה מחשבה רבה. קיימת בו אבחנה בין שלושה סוגי מידע. מועדי השנה מופיעים בו בצבע שחור, בצבע האדום הבאנו לידיעת השלוחים את הפעילויות והאירועים שמתכנן המרכז בשנה הקרובה; ובצבע כחול מובאות תזכורות לפעילות המקומית שאמורים לבצע השלוחים, כל אחד במקומו".

הלוח מצופה בלמינציה, כדי לאפשר לבצע על גביו רישומים, תוכניות עבודה ותזכורות לשימוש אישי ולשינוי תוכניות ותזכורות לשימוש אישי ומקומי.