מערכת COL | יום ה' תמוז ה׳תשע״ח 18.06.2018

איך (לא) לשרוף את הזמן בפגישות? המדריך המלא • כלכלה

מכיר את זה? מתיישבים לפגישה חשובה, המשתתף הראשון מציג את עצמו, מעלה את נושא הפגישה, המשתתפים מתחילים בדיון, ותוך כמה דקות מתחילים הסיפורים על הפקקים שהיו בדרך, על החדשות מאתמול, על המלחמה שלא הייתה ועוד אלף ואחד נושאים שלא קשורים. זמן הפגישה הולך ואוזל, ולבסוף מחליטים שכדי להתקדם מה צריך? עוד פגישה... אז מה עושים? • ר' משה גולדשטיין, מנטור ומאמן עסקי, נותן לכם טיפים במדור הכלכלה של COL • המדריך לפגישות
איך (לא) לשרוף את הזמן בפגישות? המדריך המלא • כלכלה


משה גולדשטיין

מכיר את זה? מתיישבים לפגישה חשובה, המשתתף הראשון מציג את עצמו, מעלה את נושא הפגישה, המשתתפים מתחילים בדיון, ותוך כמה דקות מתחילים הסיפורים על הפקקים שהיו בדרך, על החדשות מאתמול, על המלחמה שלא הייתה ועוד אלף ואחד נושאים שלא קשורים.

הזמן עובר ועובר, זמן הפגישה הולך ואוזל, ולבסוף מחליטים שכדי להתקדם מה צריך? עוד פגישה עם... או שצריך להיפגש בזמן קצת יותר מתאים וכו' וכו'. אני לא יודע מה איתך אבל אותי זה היה מתסכל...

אין דבר יותר מתסכל מלשבת בפגישה ולהרגיש שהזמן פשוט נשרף על כלום.

אז מה עושים? תלוי. אם אתה רק משתתף בפגישה, הכי יעיל מבחינתך זה שקצת לפני הפגישה 'יקפוץ' לך עניין דחוף לסדר, ואז תעדכן את מי שאתה כפוף אליו, שאתה חייב להשלים את העניין הדחוף ושיעדכן אותך בתוצאות הפגישה.

אם אתה מנהל הפגישה, יש לך תפקיד חשוב ומכריע להצלחת הפגישה, וזה יקרה רק אם תצליח להתמקד ולמקד את שאר המשתתפים, אבל המיקוד האמיתי מתחיל הרבה לפני התחלת הפגישה.

כשאתה מתכנן את הפגישה קח לך כמה דקות עם עצמך, ותענה על כמה שאלות חשובות שיקבעו את הצלחת הפגישה.

למה הפגישה?
כל פגישה אמורה לפתור בעיה מסוימת, כי אם לא הייתה בעיה, אז למה צריך לזמן אנשים לפגישה?

דבר ראשון, תכתוב מה מטרת הפגישה? מה התוצאה שאמורה לצאת מהפגישה?

לדוגמא, אדם שרוצה לקנות מכונית הולך לפגישה במשרד מכירות של מכוניות, כדי שהמוכר יפתור לו את הבעיה של מחסור במכונית...

מי שרוצה לבנות בית הולך ויושב בפגישה עם אדריכל, קבלן, עו""ד וכדו' כדי לקבל מענה לבניית הבית.

בקיצור כשלאדם יש בעיה, הוא הולך להיפגש עם מישהו שאמור לתת לו פיתרון לבעיה.

כנ"ל צריך להסתכל על זה גם בפגישת עבודה במשרד: מה הבעיה שהפגישה הולכת לפתור?
יש מקומות עבודה 'מוזרים' שנהוג לבצע פגישה בזמנים קבועים, כמו כל יום ראשון / חמישי, פעם בחודש וכדו' - רבונו של עולם, בשביל מה? מה הקטע?

מי הם משתתפי הפגישה?
שאלה שניה שאתה שואל את עצמך בתכנון הפגישה, מי יכול לתת לי מענה לבעיה? אתה חייב לוודא שכל מי שקשור ויכול לתת מענה לבעיה - יהיה נוכח בפגישה. אם האדם שיכול לתת פתרון לבעיה, לא יכול להשתתף בפגישה, שקול לבטל או לדחות את הפגישה.

למתי הפגישה?
שאלה חשובה נוספת, למתי לקבוע את הפגישה? ככל שיש יותר משתתפים קשה לקבוע זמן שיתאים לכולם, לכן קבע את הפגישה לפי הלו""ז של פותר הבעיה הרלוונטי, כל השאר שיתאימו את עצמם.

טיפים לסיום

טיפ מספר 1 - בפגישות רבות רוב הזמן מתבזבז על סיפורים וחוויות שהקשר ביניהם ובין נושא הפגישה מקרי בלבד, תפקידך הוא למקד את האנשים שוב ושוב לבעיה שעל הפרק.

לכן, כתוב לעצמך על דף את הבעיה שלמטרתה נקבעה הפגישה, ובמשך הפגישה שים את הדף מול העיניים ותוך כדי הפגישה בדוק שזה מה שמעסיק את המשתתפים.

טיפ מספר 2 - פגישות בתחילת יום העבודה כמעט תמיד יתחילו באיחור כבד, מבעיות רבות ומגוונות, פקקים בדרכים, סיפורי חוויות של הבוקר ושל יום האתמול ועוד.

תכנן את הפגישה לסוף יום העבודה, ככה גם המשתתפים יהיו יותר עניניים וממוקדים (כדי שיוכלו לצאת הביתה בזמן…)

*
משה גולדשטיין – מנטור ומאמן עסקי
מנכ"ל התנהלות כהלכה

הכותב הוא בעל ניסיון עשיר בניהול עמותות, ארגונים, מוסדות ועסקים קרוב לשני עשורים.
לתגובות הארות והערות ניתן לפנות במייל [email protected]

הוסף תגובה
0 תגובות
נצפה באתר
עוד באתר
 
העלאת תמונה
x
גרור תמונה לכאן
או
העלה תמונה
ביטול
תייג
טוען תמונות...
שגיאה!
    אישור
    מעלה תמונות...
    התמונות הועלו בהצלחה
    ויפורסמו לאחר אישורן
    התמונות תויגו בהצלחה
    ויוצגו במערכת התמונות
    המשך
    מתוך
    x
    תודה שנרשמת!
    מבטיחים לשלוח רק את הדברים הכי מעניינים :)
    x
    עדכון הנתונים נשמר בהצלחה!
    מבטיחים לשלוח רק את הדברים הכי מעניינים :)
    x
    קיבלנו את בקשתך, לא נשלח יותר הודעות...
    באפשרותך תמיד להתחבר חזרה ולהינות מהעדכונים המעניינים ביותר.