ניהול זמן? אין דבר כזה!

משה גולדשטיין

איך להגיע לכל פגישה בדיוק בזמן? איך להפוך לדייקן הגדול ביותר במשרד? ואיך להתגבר אחת ולתמיד על בעיית ה'פקקים'?

כמה פעמים תכננת לחזור הביתה בשעה מסוימת וכמעט תמיד לא הצלחת לעמוד במשימה? איך עושים לזה סוף? איך מתכננים נכון את כל המשימות שצריכות להתבצע?

בתור הקדמה אתה צריך להבין שבאמת אין דבר כזה 'ניהול זמן', כי את הזמן אי אפשר לנהל. האם אפשר לנהל את מזג האוויר? האם אפשר לנהל את הטמפרטורה או לנהל את הגשם? ברור שלא.
אפשר לנהל עובדים, אפשר לנהל לקוחות, ספקים וכו', אבל אי אפשר לנהל זמן! זמן זה דבר שלא ניתן לשינוי בכלל, אין לנו שום השפעה על הזמן, ולכן זו שגיאה לשאוף לנהל את הזמן. אז מה כן?

מה שאנחנו כן יכולים וצריכים לעשות זה לנהל את עצמנו במרחב הזמן. ברגע שנבין שהזמן עושה את שלו והוא לא שואל אותנו ולא מתייעץ אתנו, כבר עברנו את השלב הראשון והחשוב, כי זהו השלב שבו אנחנו לוקחים אחריות על המעשים שלנו, זה השלב שאנחנו מבינים שהכל תלוי רק בנו, והשעון לא משנה את הקצב שלו, לא הולך לאט יותר ולא רץ מהר מדיי. הכל תלוי בזה שאנחנו מחליטים לעשות בכל רגע נתון. עכשיו, אחרי שאנחנו יודעים שמי שצריך להתנהל נכון זה אנחנו ולא הזמן אנחנו מוכנים לשלב הבא.

נתחיל עם דוגמא שממחישה היטב איך צריך להיראות תכנון זמן נכון: למנהל מסוים נקבעה פגישה במשרדו ביום ראשון בשעה 10. עכשיו, המנהל שלנו יושב ומכין לעצמו תוכנית עבודה ליום ראשון: כדי שהוא יהיה בפגישה בשעה 10 הוא צריך לצאת מהבית בשעה 9, וכדי שהוא יהיה מוכן ליציאה מהבית בשעה 9 הוא צריך להתפלל בשעה 8, כדי להתפלל בשעה 8 הוא צריך להתחיל הכנות לתפילה בשעה 7:30. וכדי לעשות הכנות לתפילה ב-7:30 הוא צריך לקום בשעה 7, ברור לכולנו שכדי שהוא יוכל לקום בשעה 7 הוא לא יכול ללכת לישון לפנות בוקר... פשוט מאוד.

עכשיו, אם מגיע יום ראשון בשעה 10 והמנהל שלנו לא נמצא במשרד, יכולות להיות לכך שתי סיבות בלבד: או שתכנון הזמן של המנהל היה לקוי, כגון שהוא לא העריך נכון את זמן התפילה, או את זמן הנסיעה וכדו'. או שהערכה הייתה נכונה, רק שבפועל הוא עשה דברים אחרים שלא תוכננו על ידו מראש.

לפני כמה זמן הייתי בפגישה חשובה במרכז הארץ, ואחר המשתתפים שמחשיב את עצמו כדייקן הגיע באיחור ניכר. כמו תמיד התירוץ היה "פקקים". אם נשאל אותו, תגיד, לא יכולת לתכנן את עצמך שתגיע בזמן? הוא מן הסתם יגיד, קודם כל אני אדם מאוד מחושב ומתוכנן.

ואז יבוא ההסבר: אני מגיע מירושלים ואתמול בערב כשתכננתי את היום, ישבתי בבית, הפעלתי ווייז והוא הראה לי שהדרך לוקחת 50 דקות נסיעה, לפי זה תכננתי את עצמי להיות בדיוק בזמן, ואפילו להקדים בכמה דקות.

אז איפה הטעות? כשהמאחר מתכנן את הדרך ובודק בווייז כמה זמן לוקח נסיעה מירושלים לתל אביב, הוא לא יכול לבדוק את זמן הנסיעה בשעות הערב שאז הכבישים פתוחים אלא בשעות הבוקר בזמן שהוא מתכנן בזמן אמת להיות בכביש.

כשתכנון הזמן שלנו לוקה בחסר אפשר להבין, למה קשה לנו להתמודד במהלך היום עם כל המשימות שהצטברו ולא טופלו, איך עבודות שלא עברו תכנון זמן נכון נהפכו לדחופות, וגם איך פתאום נופלים לנו אירועים לא צפויים שהיו אמורים להיפתר מזמן, וכל זה גורם לנו לתחושת תסכול ומוציא אותנו מהכלים.

לסיכום, ניהול זמן אמיתי זה להעריך נכון את הזמן שלוקח לבצע כל פעולה, על פי זה לתכנן את סדר היום, וכמובן שכשמגיע זמן הביצוע לבצע.

טיפ מס' 1 – אם תכננת סדרת פעולות, ואתה מוצא את עצמך לא עומד בזמנים, בדוק איפה טעית בהערכת הזמן, ותקן זאת בפעם הבאה. זכור: "לעשות טעות זה אנושי, לחזור עליה זה טיפשי"...

טיפ מס' 2 – בזמננו יש תחרות מטורפת בין חברות ענק – מי יצליח לשאוב אותנו אליהם יותר ויותר זמן. ובשביל לנצח בתחרות הזו, הומצאו כל אתרי החדשות למיניהם, שירותי הודעות, מיילים, וואטסאפ וכו' וכו'. הם משקיעים בזה הון עצום כדי לגרות אותנו ולהיות אצלם. אם אתה משתמש במדיה הדיגיטלית במהלך היום, קבע לך זמן התחלה וסיום מוגדר מראש, וכך תימנע משריפת זמן יקר שלא תוכנן מראש.

טיפ מס' 3 – אם חלק מהעבודה שלך זה להשתמש במדיה הדיגיטלית, כדאי ורצוי להתייחס לזה כאל פגישת עבודה, לקבוע לכך זמן קבוע מראש, ולא להיכנס לזה באופן אקראי.

משה גולדשטיין – מנטור ומאמן עסקי
מנכ"ל התנהלות כהלכה

הכותב הוא בעל ניסיון עשיר בניהול עמותות, ארגונים, מוסדות ועסקים קרוב לשני עשורים.
לתגובות הארות והערות ניתן לפנות במייל [email protected]